Captação de eventos para hotéis: como ter melhores resultados
O objetivo deste texto é acrescentar algumas ideias que poderão fazer com que os resultados estimados para a captação de eventos para hotéis superem todas as expectativas.
O segredo para isso é unir poder de observação com criatividade. O primeiro vem da forma como o executivo do hotel/resort se relaciona com o mercado. Se ficar olhando apenas para dentro e não enxergar o que acontece fora, no mercado de eventos e no setor hoteleiro, nada feito. Nem sendo a pessoa mais criativa do mundo para “pensar fora da caixa” e inovar na criação de ações complementares. A criatividade, por sua vez, pode e deve ser estimulada, principalmente com muita leitura e com absorção de conhecimentos a partir de fontes e plataformas variadas – cinema, música, teatro, TV, e, claro, eventos.
Colocando esta visão em prática, pense o seguinte:
O destino e todas as suas qualidades naturais, geográficas, climáticas e estruturais são sempre grandes aliados do hotel/resort no processo de captação de eventos. Os destinos mais conhecidos e populares levam sempre uma boa vantagem sobre os demais. Mas nada impede que um destino “azarão”, menos conhecido, conquiste um evento importante assim como Davi derrotou Golias: com estratégia e precisão.
A estratégia, no caso, que o hotel/resort pode adotar é aprofundar as informações do destino a fim de destacar a sua escolha como uma vantagem competitiva. Pode, por exemplo, analisar questões geográficas e históricas para saber que outros atrativos podem ser agregados à candidatura. A partir disso, a precisão estará em reunir exatamente os diferenciais que vão ao encontro das expectativas dos organizadores e dos participantes dos eventos.
Esta é uma boa forma de identificar e criar oportunidades para ampliar o mercado de atuação, decidir pela segmentação e aumentar o número de eventos no hotel/resort durante o ano, para azar da sazonalidade. Assim como reunir apoiadores de peso na cidade (e até no estado, se for caso), como forma de refinar a rede de relacionamentos e fortalecer a captação também do ponto de vista político. Importante também formalizar esta relação com entidades e órgãos representativos com a solicitação de cartas de apoio, além de promover ações conjuntas de recepção.
Ponto de referência e treinamento
Nunca é demais lembrar o papel do Convention & Visitors Bureau, de aglutinador de todos os componentes da indústria turística e que possui um foco muito forte no segmento de eventos. Para ter uma noção do que isso representa, dos 207 eventos computados pela ICCA (International Congress & Convention Association) no Brasil (2006), só dois foram realizados em cidades que não possuem um Convention & Visitors Bureau. Eis um ponto de referência para ajudar a sedimentar o caminho dos melhores resultados.
Outro ingrediente importante é o investimento em treinamento da equipe que trabalha diretamente com os eventos do hotel/resort – de todas as etapas e não somente da captação. Existem empresas capacitadas e com experiência em captação que podem contribuir para este processo de aprimoramento. Se é para avançar, também a atualização frequente de todos os envolvidos na captação de eventos é essencial, inclusive com a participação em palestras, oficinas e encontros setoriais.
Cliente fiel
Este suporte externo também pode fazer a diferença na concepção e na apresentação do documento de candidatura. O formato pode ser melhor? As informações que estão lá são realmente as mais relevantes? O que faltou? E a apresentação, não pode ser mais moderna, mais dinâmica? Sim, pode. E se necessário busque ajuda de consultorias para que sua candidatura conquiste os promotores do evento.
O hotel/resort também precisa trabalhar para transformar o participante do evento em cliente fiel e hóspede de lazer. Uma forma de fazer isso, por exemplo, é favorecer a vinda de acompanhantes, no caso dos eventos associativos, ou a oferta de diárias promocionais para que participantes de eventos corporativos possam retornar no período de férias.
Importante lembrar que o que se leva do evento são as emoções. É sempre muito mais fácil ter boas memórias de lugares agradáveis, na beira do mar ou na serra, com boas refeições, atrações culturais. Facilita e muito a criação de laços entre os participantes, o que também se converte em ponto para o hotel/resort.
Acessibilidade e sustentabilidade
Além de estudar sempre a possibilidade de agregar serviços e atrações extras ao menu oferecido para eventos, o hotel/resort também precisa pensar em questões que estejam em voga. Questões como acessibilidade e sustentabilidade, por exemplo.
Como conceber um centro de eventos ou centro de convenções que tem o acesso de cadeirantes prejudicado pela falta de rampas, portas adequadas e banheiros adaptados? Ou ainda que haja desperdício de água, consumo desordenado de energia e má gestão de resíduos, sem investimento em separação de lixo, por exemplo? Experimente não cuidar desses “detalhes” e contabilize o número de eventos que passarão longe do seu hotel/resort.
Estratégia de comunicação
Mas não basta dizer que é ou dizer que faz. Estes e outros conceitos, ao serem adotados, devem ser incorporados à cultura do empreendimento, assimilados e praticados por todos. Uma boa estratégia de comunicação interna e externa pode ajudar neste sentido.
Internamente é importante enfatizar o que representa a captação de eventos para o hotel/resort. Externamente, a estratégia é mostrar o empreendimento como “autoridade” no ramo de eventos. Para isso, é preciso haver um investimento em divulgação com ênfase em internet. Técnicas de Inbound Marketing e marketing de conteúdo têm ajudado empresas de diversos setores a aumentarem seus resultados a partir de ações de marketing digital baseadas na publicação de conteúdo em blogs e redes sociais. O mesmo pode ocorrer com o setor de captação de eventos de um hotel/resort.
E por falar em comunicação, não perca também a oportunidade de divulgar o hotel/resort durante os eventos que sedia. Já faz isso? Como faz? Que resultados obtém? Se a resposta é nenhum, alguma coisa está errada. Avalie todas as ações e coloque a criatividade no comando para conquistar não só mais hóspedes, mas também mais eventos. Não fique só no folder. Surpreenda. A taxa de ocupação e o faturamento agradecem pelos melhores resultados.
Regra de ouro
Entidades e sociedades científicas realizam eleições de diretoria a cada um ou dois anos. Por isso, a equipe de captação de eventos precisa estar atenta e manter as informações de contatos sempre atualizadas com os nomes dos integrantes da diretoria de cada gestão e seus respectivos cargos e contatos (telefone e e-mail). E não foque apenas no presidente. Tenha os contatos e comunique-se, via ações de e-mail marketing, com todos os membros da diretoria, de onde pode surgir o próximo presidente – aquele que poderá decidir pela realização do evento no hotel/resort.
Este texto é parte do “Guia de Captação de Eventos para Hotéis e Resorts” — clique aqui e confira a publicação completa.
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