A importância de regras de candidatura para eventos científicos
Não é exagero afirmar que o sucesso de um congresso passa necessariamente por esta etapa: a definição de regras de candidatura para eventos científicos.
O motivo para estabelecer as regras de candidatura é simples: com elas, a sociedade científica minimiza as chances de que algo possa dar errado lá na frente, durante a preparação e a própria realização do evento. E um evento com falhas traz enormes prejuízos para a imagem da entidade. Pense na reação dos participantes: depois de uma experiência ruim, quais as chances deles investirem para participar de uma próxima edição?
Quando falamos em regras de candidatura para eventos científicos podemos incluir pontos como periodicidade e rotatividade, que em muitos casos já constam inclusive no estatuto das entidades. Com as regras para o recebimento de propostas de candidaturas, a sociedade científica trabalha de forma padronizada. Até porque, lembre-se, a definição das regras parte do que a entidade busca para realizar seu evento. As cidades-candidatas responderão as mesmas perguntas, seguirão o mesmo cronograma, apresentarão os mesmo anexos (como folders, detalhes da infraestrutura, lista de prestadores de serviços, material em foto e vídeo, depoimentos de autoridades e personalidades, propostas de patrocínios, programação cultural, opções de hospedagem e gastronomia, malha viária e aérea, entre outros).
Regras de candidaturas facilitam todo o processo de escolha
Imagine a seguinte situação: Sua entidade não possui regras definidas para escolher o destino-sede do principal evento que promove. Como será o processo de seleção se cada candidatura enviar as informações que bem entender ou que achar suficiente para ganhar a disputa? Quais as chances da comissão de eventos fazer a escolha certa? Pense na dificuldade de comparar o que cada candidatura oferece se cada uma envia o que quer, sem que a entidade tenha determinado em detalhes o que precisa e quais procedimentos devem ser seguidos. Além disso, ter todas as regras claras traz ainda outra vantagem: se ganha muito tempo na análise das candidaturas.
Neste sentido, importante não deixar a definição e a divulgação das regras de candidaturas para cima da hora. Pelo contrário, trabalhar sempre com muita antecedência também nesta etapa é padrão. E não importa nem mesmo o tamanho do congresso para planejar e executar com tempo de sobra as tarefas em torno do evento.
Como sabemos, os eventos científicos geram muito interesse nas cidades que investem nesta modalidade de turismo. Por isso, a tendência será sempre de recebimento de muitas candidaturas. Assim, além de estabelecer as regras que determinam o que os destinos-candidatos devem apresentar, também é preciso estabelecer as regras de participação no processo. Por exemplo, qual o prazo final? Qual a forma de recebimento? Haverá um site para envio das candidaturas via internet? Quais os critérios para confirmar o recebimento das propostas? Como será feita a confirmação de recebimento: por e-mail, fax, carta, telegrama? Nenhum desses pontos pode gerar dúvidas e devem ganhar destaque quando o processo de escolha do destino-sede for deflagrado.
Regras podem incluir ações comerciais e ações ambientais
Na lista de boas práticas, a entidade também poderá estabelecer regras específicas para ações comerciais e ações ambientais, por exemplo. Na comercialização do evento, pode ser definido que tipos de patrocínios serão aceitos no evento. Ou ainda quais formatos de patrocínio serão oferecidos e como será a comercialização. Já no aspecto ambiental, a entidade pode decidir por uma postura sustentável colocando como regra a neutralização do carbono ou o uso somente de materiais recicláveis – e pode cobrar isso como diferencial no processo de escolha do destino-sede.
E como dica final, para executar esta tarefa de definir as regras com qualidade, vale uma análise sobre o evento anterior para medir como foi o processo de candidatura e como a forma de escolha da cidade-sede influenciou positiva ou negativamente na realização do evento em si. Será que faltou alguma regra que poderia resultar na maior satisfação dos participantes com o destino escolhido?
Texto extraído do ebook “Boas práticas para escolher o destino-sede de eventos científicos“
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