Primeiros passos para ter mais resultados com eventos científicos
A realização de eventos tem se mostrado vital para os objetivos acadêmicos e para a sobrevivência de sociedades científicas. Funciona tanto para estreitar o relacionamento entre os associados, compartilhar e discutir os avanços na ciência quanto para aumentar as receitas anuais da entidade. Por isso mesmo, a organização de eventos neste segmento é um grande desafio por tudo o que envolve a sua realização e também pela expectativa em torno dos resultados financeiros que possam ser alcançados. O lucro proveniente de um evento pode, por exemplo, ser o pontapé inicial para uma grande reforma ou até mesmo para a construção de uma nova sede.
Diante disso, confira os passos iniciais para aumentar as chances de sucesso e obter mais resultados com a realização de eventos.
Primeiro passo – Avaliar o evento anterior
Para começar a projetar o crescimento nos lucros com eventos, o primeiro passo é olhar para o passado. Reunir a maior quantidade possível de informações sobre os últimos eventos realizados. O que deu certo, o que deixou a desejar, qual o número de participantes, qual o faturamento alcançado, qual a repercussão na mídia, qual a qualidade dos serviços contratados (infraestrutura do local, serviços de TI, alimentação, transporte, hospedagem…), enfim, isso tudo e mais o que servir de indicador para encontrar meios de avançar e conquistar resultados melhores.
Esta coleta de informações será a bússola para determinar o que deve melhorar e o que pode ser repetido. É importante também não ficar preso apenas aos números. Deve-se buscar também a avaliação dos participantes. Se não fez na época do evento, com pesquisa ou distribuição de questionários, é possível pensar até em abrir um canal no site da entidade com perguntas para quem participou enviar suas observações. Esta avaliação pode ser feita também internamente com a coleta de opiniões de membros da diretoria da entidade.
Importante também destacar que este não é um trabalho para ser feito por apenas uma pessoa dentro da entidade. É interessante contar com mais diretores e funcionários e quem sabe até contratando uma consultoria especializada para trabalhar em cima dos dados a fim de gerar um relatório robusto que ajude a montar o planejamento do próximo evento.
Segundo passo – Estudar a programação
Neste passo, os dados coletados na análise do evento anterior ajudarão bastante na montagem da programação. Os dados podem indicar – tanto em números quanto em opiniões – quais foram os temas, os formatos e os palestrantes de maior sucesso e também os de menor repercussão. Seria interessante ainda, comparar as duas últimas edições para saber se houve um acréscimo ou não no resultado do evento a partir da programação oferecida.
A partir deste background, o estudo da nova programação começa efetivamente com a criação de uma comissão científica formada não só por integrantes da diretoria da entidade, mas também por profissionais que sejam referência na área. Esta comissão, com a chancela de quem é bem relacionado no segmento, será a responsável por estruturar a primeira proposta de programação, o que dará credibilidade e fará do evento uma referência entre os profissionais da área.
Aos responsáveis pela organização, nesta etapa, caberá a tarefa de acompanhar e orientar o trabalho da comissão, reforçando o interesse da entidade de oferecer a melhor, a mais atraente e mais atualizada grade de temas e formatos (palestras, painéis, debates, mesas-redondas, oficinas…). E não custa lembrar sempre que a programação é o grande argumento de venda de todo evento. É o que gera adesão e desperta mais do que a necessidade, mas sim o desejo do profissional em participar.
Terceiro passo – Pesquisar locais
A definição do local para a realização do evento depende das regras estabelecidas pela sociedade científica. Estas regras podem determinar que o evento ocorra sempre na mesma cidade, por exemplo. Ou então que seja feito um rodízio entre as entidades filiadas e com isso o evento aconteça sempre em cidades diferentes.
De qualquer forma, na mesma cidade ou não, o terceiro passo inicial serve para mapear literalmente as opções que a sociedade científica poderá ter para sediar o evento. O caminho para isso é começar listando tudo o que será necessário para a realização do evento. Uma consultoria especializada também poderá ajudar e muito nesta etapa por todo know-how, mas também pelos contatos que possui com empresas do segmento, entre os quais hotéis, resorts e centros de convenções.
Informações como espaço físico, estrutura para abrigar eventos simultâneos, acessibilidade, área para networking, qualidade do sinal de internet, mobilidade urbana, segurança, capacidade das malhas aérea e viária, visibilidade para patrocinadores, entre outras, são essenciais.
Mais uma vez, os dados levantados no primeiro passo também terão importância nesta pesquisa. Entre os dados coletados no evento anterior poderá haver impressões sobre o local de realização e sobre a cidade escolhida como sede. Levar isso em consideração poderá ajudar a definir um destino atraente, em um local arrebatador, como o centro de eventos de um resort reconhecido mundialmente por sua qualidade – o que somado a grade de programação ajudarão a conquistar mais participantes.
Para dar os próximos passos
Antes de partir para as demais etapas, quando entram questões como negociação com fornecedores, recebimento de propostas, estratégia de divulgação, captação de patrocinadores, entre outras, é importante que seja feito um check-list de todos os passos iniciais. Esta será a base para a organização do evento.
Uma das opções para dar estes e os demais passos para a realização de eventos a fim de que gerem maiores resultados é buscar o apoio de consultorias especializadas — como a Pires e Associados — que podem orientar a entidade desde a criação das regras e cronograma de candidatura até o formato e o local do evento mais indicados para cada caso.
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