10 maiores benefícios para um hotel com espaço de eventos
Com a realização de eventos regionais, nacionais e internacionais de áreas e segmentos variados, os hotéis e resorts têm superado dificuldades e apostado em um nicho de mercado em expansão que gera uma série de benefícios. Para ter uma ideia do tamanho do mercado, de acordo com o Ministério do Turismo, o turismo de negócios e eventos é o segundo maior fator de atração de visitantes estrangeiros, correspondendo a 25,3% do volume de turistas internacionais que vêm ao país. Entre 2003 e 2014, ainda segundo o ministério, os congressos e convenções de negócios internacionais realizados no país registraram um aumento de 369%, que deu ao Brasil uma posição de destaque no setor. O país realiza cerca de 600 mil eventos por ano, segundo II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil (2013).
Os números reforçam não só a decisão acertada de quem já investe em captação de eventos como desperta os que ainda não se atentaram para a necessidade de também ampliarem ou profissionalizaram sua atuação nesta área.
Confira os dez maiores benefícios para um hotel com espaço para eventos e inspire-se.
Combate sazonalidade
Estamos apresentando dez benefícios, mas se falássemos apenas deste, o combate à sazonalidade, já seria mais do que motivo suficiente para planejar um maior investimento neste segmento. A conta é simples. A programação de eventos não depende de temporadas nem de períodos de férias, razão mais comum para que famílias viajem e busquem hospedagem. No Centro Internacional de Eventos do Costão do Santinho Resort, Golf & Spa, maior complexo hoteleiro de Florianópolis e cliente da Pires & Associados há mais de 20 anos, por conta dos 60 eventos em média realizados anualmente por lá, a taxa de ocupação ficou em 100% nos fins de semana entre maio e setembro, distante da temporada de verão que costuma ser o cartão de visitas da capital catarinense. Com a realização de eventos, são grandes as chances de o hotel manter uma ocupação constante durante o ano inteiro para que desta maneira, como veremos a seguir, consiga abrir novas oportunidades e tirar proveito de ainda mais benefícios.
Equilíbrio nas despesas com ocupação o ano inteiro
Outro benefício importante gerado pela realização de eventos é que assim o hotel pode alcançar um equilíbrio financeiro importante ao agregar novas receitas. Com o que passa a ser arrecadado com os eventos no decorrer do ano, entram recursos em caixa que ajudam a diluir as despesas de manutenção. Sem os eventos e com uma ocupação restrita, não resta outra saída ao empreendedor hoteleiro a não ser cortar custos e pessoal, o que invariavelmente compromete a qualidade do trabalho. E isso acaba sendo um risco porque quando chegar o período em que o hotel tem seu melhor desempenho os serviços poderão estar abaixo do desejado e será necessário um esforço muito maior para recuperar toda a dinâmica e rotina anterior – além da contratação de pessoal, que acarretará custos e tempo com treinamento.
Geração de novas receitas
Encontrar formas de gerar novas receitas é um desafio diário de empreendedores e executivos. No setor hoteleiro não é diferente, ainda mais lidando com uma série de variáveis que vão desde a previsão do tempo até a variação cambial. Mas, investindo mais no segmento de eventos, o hoteleiro dá um salto importante para seguir vencendo este desafio, desde que esteja atento para todos os detalhes que envolvem a captação, organização e infraestrutura para a realização de eventos. Normal que haja uma empolgação com a entrada de novas receitas na planilha de faturamento, mas antes de contabilizar (e festejar) os números, deve-se fazer o dever de casa para que a realização de eventos ocorra frequentemente e não apenas de vez em quando.
Perfil de hóspede diferenciado
O investimento e a qualificação dos serviços para realização de eventos em hotéis e resorts desencadeiam uma série de oportunidades. Abrem portas e revelam um cenário, onde, se bem trabalhado, pode levar a resultados ainda mais expressivos. Muito disso está ligado ao fato de o hóspede de eventos ter um perfil diferenciado do chamado hóspede de lazer. Primeiro porque quando decide participar de um encontro profissional, o hóspede assume um compromisso com sua carreira. Comparece e encara o evento como uma oportunidade única de atualizar seus conhecimentos, trocar ideias com outros colegas de profissão. Por isso mesmo estará disposto a investir para vivenciar melhor a experiência (incluindo a inscrição no evento, hospedagem, uso de serviços do hotel e de parceiros). Segundo o Ministério do Turismo, o turista de negócios e eventos tem um gasto médio diário 50% maior do que o turista de lazer. Em paralelo, aproveitando que as condições para participar de um evento costumam incluir uma série de vantagens (como a diária com preço diferenciado), o hóspede também se dá de presente um pouco de turismo pela cidade nos horários em que não estiver acompanhando o evento. De acordo com o II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, pesquisa da ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), realizada entre 2013 e 1014, o gasto médio diário dos participantes que se hospedam para os eventos foi estimado em US$ 202,67, enquanto os que residem na cidade gastam US$ 32,09. E neste caso, o hotel ganha direta e indiretamente, como veremos a seguir.
Atrai novos públicos
Quando recebe hóspedes para eventos, com perfil diferenciado e disposto a gastar mais, o hotel tem uma oportunidade de ouro para atrair novos públicos também para os períodos de temporada de lazer. Tudo vai depender, claro, da experiência que ele tiver durante sua estadia. Em caso de encantamento, serão grandes as chances de ele voltar, quem sabe até acompanhado por toda a família. Para causar esta boa impressão e ter esta perspectiva de atrair novos públicos, o hotel e toda a equipe devem ter em mente que aquele hóspede veio para um evento determinado pode sim retornar – mesmo que o evento nunca mais volte a ocorrer naquele hotel. Ou seja, é preciso ir além da ideia de que ele está no hotel só por causa do evento e que não teria qualquer interesse em retornar por outro motivo – férias, por exemplo. É bem pelo contrário. E por isso, é fundamental caprichar no atendimento e também pensar em ações de fidelização específica para o hóspede de eventos.
Ganhos com serviços agregados
O mercado busca por soluções cada vez mais completas de serviços de valor agregado. Neste cenário, o hotel que possui uma gama de serviços relacionados com eventos se diferencia. Por isso, parceria é uma palavra-chave para o hotel que atua no ramo de eventos. Começa com a criação de um departamento de eventos, que pode contar com uma empresa terceirizada para a captação e continua no relacionamento com prestadores de serviços essenciais nas áreas de infraestrutura, locação de equipamentos, serviços de TI, transporte, city tour, alimentação, bebidas e outros. A forma como irá firmar estas parcerias é essencial para o sucesso do negócio. Num primeiro momento, o contato com os fornecedores será no sentido de garantir uma boa negociação, com preços competitivos e qualidade garantida. Depois, conforme o hotel for ampliando sua participação no mercado de eventos, há a oportunidade das negociações favorecerem ainda mais o estabelecimento. E não só na concessão de descontos maiores, mas também na comercialização conjunta de produtos e serviços com o hotel recebendo percentuais a partir de compras efetuadas pelos hóspedes do evento.
Aumenta a competitividade diante da concorrência
Se o hotel ainda não oferece nenhuma opção para a realização de eventos, está atrasado e perdendo mercado. Investir neste ramo já está deixando de ser um diferencial e se tornando uma necessidade: todo hotel tem que ter um espaço para eventos para aumentar sua competitividade diante da concorrência. Não dá para ficar para trás ainda mais se a cidade onde o hotel estiver localizado for um destino frequente de eventos de médio e grande porte. Quem já está no mercado e alcançou um patamar competitivo com os demais hotéis, passa a ter o trabalho de buscar formas de diferenciação para crescer com a captação de mais eventos.
Aposta em mercados específicos
Como em qualquer ramo de negócio, há o momento de planejar, de realizar, de avaliar e de alavancar. No caso do empreendedor e do executivo de hotel, apostar no ramo de eventos deve seguir estes quatro passos, mas é importante ter atenção especial na hora de avaliar o que já foi executado. Este é o momento de “ajuste de rota”, que pode ser decisivo na estratégia de ampliar a atuação no segmento de eventos. O bom é que uma das questões que uma avaliação pode trazer é um insight sobre um caminho que poderá ser seguido com sucesso. Este insight pode ser, por exemplo, sobre um ramo específico que possa vir a ser explorado com mais prioridade pelo hotel na captação de eventos. É tudo uma questão de posicionamento e de otimizar os esforços, devidamente atestado pela avaliação de que o segmento “A” trouxe menos resultados que o segmento “B”. E a partir disso, o hotel pode aumentar o foco em determinado nicho, estreitando o relacionamento e abrindo possibilidade de captar novos eventos.
Aproximação com trade turístico
Ao ingressar no segmento de eventos, o hotel muda de patamar. Deixa de ser “apenas” um hotel e amplia sua rede de relacionamentos, o que acaba por colocar o estabelecimento no mapa das oportunidades no mercado em que atua. Existem muitas entidades do trade turístico relacionadas com o mercado de eventos. É o caso, por exemplo, dos convention bureau, que por muitas vezes centralizam os esforços na busca de eventos para a cidade. Procure identificar quais são as entidades que trabalham neste segmento em sua cidade, faça visitas, apresente-se. Não perca a oportunidade de participar de encontros, reuniões, palestras. É o caminho para vincular o hotel ao ramo de eventos, além de ficar ainda mais bem informado sobre os rumos do setor turístico.
Planejamento e previsibilidade de receita
Um benefício importante para o hotel que investe em eventos é a possibilidade de trabalhar de forma bem planejada. Qual gestor não desejaria isso? Fazer planejamento é uma obrigação em qualquer empresa. Mas no caso dos hotéis que apostam no segmento de eventos acaba se tornando um benefício por permitir iniciar o ano sabendo com exatidão todas as ações que serão desenvolvidas, todas as demandas que precisarão ser atendidas, além da previsibilidade de receita. Como os eventos, especialmente os congressos, seminários e outros eventos técnico-científicos geralmente são definidos pelo menos um ano antes da data de realização, é possível estimar o faturamento e as demandas por serviços e infraestrutura com boa antecedência, aumentando a tranquilidade dos gestores e a estabilidade do empreendimento. O planejamento bem executado permite também estruturar outras ações relacionadas aos eventos que podem ser desenvolvidas em paralelo para trazer mais resultados para o empreendimento – desde promoções especiais para hóspede de eventos até a atração de outros potenciais clientes entre entidades, empresas e sociedades científicas. Nunca esqueça que os hotéis são parte essencial da cadeia produtiva de eventos, tanto pela hospedagem, quanto pela oferta de espaços para reuniões, congressos, convenções e serviços relacionados com eventos. E precisam também estar preparados e com equipe e infraestrutura adequadas para atender esta demanda crescente.
Esperamos que esta lista de benefícios para hotéis com espaços para eventos inspire você e sua equipe a conseguir melhores resultados. Se precisar de suporte, a Pires & Associados – captação e consultoria em eventos trabalha na captação de eventos para hotéis e centros de eventos, com estrutura comercial e conhecimento especializado para ajudar sua empresa a crescer no segmento. Fique a vontade para fazer contato.
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